Je nach Organisation oder Kunde gibt es eine Vielzahl von Dokumenten, die es auszufüllen gilt und anhand derer Sie Ihre Vorgehensweise dokumentieren sollen. Bei genauer Sicht fällt aber sehr schnell auf, dass es sich bei diesen Dokumenten oftmals nur um eine reine Beschreibung des betrachteten Fehlers handelt und es in vielen Fällen keine oder nur unzureichende Hilfestellung gibt, den Fehler zu finden und abzustellen.
Genau an dieser Stelle setzt die Ursachenanalyse an, die mit ihrer einfachen Vorgehensweise hilft, alle Veränderungen im betrachteten Prozess aufzunehmen und anhand dieser die Veränderung zu isolieren, die letztendlich zur Abweichung am Produkt bzw. zur Beanstandung geführt hat. Ist diese Abweichung bekannt, ist es meistens schnell und einfach möglich, eine geeignete Gegenmaßnahme zu treffen und den Fehler dauerhaft abzustellen. Somit stellt die Ursachenanalyse ein einfaches und effektives Werkzeug dar, um ein Problem allein am Schreibtisch oder in der Gruppe zu lösen.
Entspricht ein Produkt, eine Sachlage oder sogar eine Gruppenstruktur nicht oder nicht mehr den vorgegebenen Spezifikationen, dann ist die Ursachenanalyse (auch „Abweichungsanalyse“ oder „Problemanalyse“ genannt) das geeignete Hilfsmittel, die Abweichungen zu identifizieren und schnellst möglich abzustellen.
Eine Abweichung bedeutet im Detail, dass vereinbarte Soll-Vorgaben nicht eingehalten werden, also Soll- und Ist-Zustand voneinander abweichen. Dies ist solange ein Problem, bis die Ursache für diese Abweichungen gefunden und beseitigt worden ist, also bis der geforderte Soll-Zustand wieder erreicht wird oder der zu erreichende Soll-Zustand umdefiniert worden ist, was allerdings eher die Ausnahme ist.