Projekte sind zeitlich begrenzte, praxisbezogene Vorhaben, die durch ihre Größe, Komplexität und Einmaligkeit im Rahmen der routinemäßigen Planungs- und Führungsaufgaben des Managements nicht zufrieden stellend gelöst werden können. Aufgabe der Projektplanung ist es, für solche Problemstellungen optimale Lösungen zu finden und geeignete Vorgehen anzubieten.

Die Projektplanung beruht weitgehend auf den Grundlagen der Systemtheorie und wird deshalb auch als „Systemtechnik“ oder „Systems Engineering“ bezeichnet. Sie besteht aus einer Vielzahl von methodischen, planungstechnischen und arbeitsorganisatorischen Erkenntnissen. Diese werden bei der konkreten Anwendung den jeweiligen spezifischen Planungsgebieten und den besonderen Anforderungen der Problemstellung angepasst.

Projektmanagement beschreibt das Vorgehen, wie man einen einmaligen, in sich abgeschlossenen Ablauf - von der Problembeschreibung und -analyse bis zur erfolgreichen Zielumsetzung - plant, die Mittel dafür festlegt und bereitstellt sowie Teilabschnitte vereinbart, parallele Arbeiten koordiniert und Termine und Verantwortlichkeiten abstimmt. Dazu gehört auch eine systematisierte Dokumentation und nach neuerem Verständnis eine Auswertung der Erfahrungen für neue Projekte. Dafür steht inzwischen ein ausführliches Softwareangebot zur Verfügung.

„Interne Projektkoordination“ heißen die Steuerungsvorgänge innerhalb eines Projektes, „externe Koordination“ ist die Steuerung mehrerer gleichzeitiger Projekte. i-Q Schacht & Kollegen GmbH begleitet Sie bei der Organisation Ihrer Projekte oder schult Ihre Mitarbeiter in den Prinzipien und Fertigkeiten modernen Projektmanagements.

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[i-Q Grafik: Projektmanagement Planungsablauf]

Projektplanung

Aus systemischer Sicht handelt es sich bei der Projektplanung um einen Problemlösungsprozess, der dem Planer eine doppelte Aufgabe stellt:

  • Das zu planende Objekt bzw. System (z.B. ein Produktionssystem, der Aufbau eines Verkehrsverbundes) ist mit Hilfe geeigneter Methoden und Techniken optimal zu gestalten. Dies nennen wir Objektplanung oder Systemgestaltung.

  • Die Anwendung eines hierfür geeigneten Vorgehens, bestehend aus Methoden, Hilfsmitteln und Organisationsformen wird als Projektmanagement bezeichnet.

Diese zwei Aspekte der Projektplanung haben ihre eigenen Gesetzmäßigkeiten und müssen bei der Anwendung sorgfältig abgestimmt werden.

Die Projektplanung kann sowohl funktionelle (technologische), ökologische (umweltverträgliche) und ökonomische (betriebs- und volkswirtschaftliche) und sogar ideelle Forderungen berücksichtigen und einer optimalen Lösung zuführen als auch die Ansprüche an ein zweckmäßiges Vorgehen bei der Abwicklung des Vorhabens (Organisationsform, Teamarbeit, Entscheidungsfindung, administrative und kaufmännische Abwicklung) erfüllen. Sie kann jeder Projektart und Vorhabensgröße angepasst werden.

Planungskonzept

Bei komplexen Problemstellungen kann man davon ausgehen, dass es mehrere Lösungsmöglichkeiten gibt, aus denen die optimale Lösung ermittelt werden soll. Dies gilt sowohl für das Gesamtkonzept als auch für Teilbereiche des Vorhabens. Es geht dabei nicht nur um die insgesamt zu sehende Erfüllung der Ziele, sondern auch um die optimale Gestaltung bzw. Auswahl und Abstimmung der Teilsysteme, ferner um günstige Voraussetzungen für die anschließenden Phasen der Detailplanung und Realisierung.

Im Mittelpunkt der Konzeptplanung steht der Optimierungsprozess (Feasibility-Studie). Die Konzept bestimmenden Aspekte der Planung werden durch die Bildung eines Modells herausgearbeitet. Durch Ausklammern nebensächlicher und routinemäßiger Aspekte kann der Arbeitsaufwand der Konzeptplanung auf ca. 10% des insgesamt erforderlichen Planungsaufwandes begrenzt werden.

Vortrag

Herbeiführen einer Entscheidung

Für die Entscheidungsfindung stehen bei den Lösungsalternativen die Prüfung und Bewertung der Zielerfüllung nach den verschiedenen Zielkriterien und die Gesamtbeurteilung bei Berücksichtigung der vorgegebenen Prioritäten im Vordergrund. Die Gegenüberstellung mit anderen Vorhaben kann - gewissermaßen zur Nachprüfung der Auswahlentscheidung - parallel vorgenommen werden.

Die endgültige Entscheidung über die Freigabe der Projektrealisierung ist oft zugleich der „Point of no Return“ des Projektes. Ab hier kann nur mit großem Aufwand und entsprechend zusätzlichen Kosten etwas geändert oder rückgängig gemacht werden.

Umsetzungsplanung

Die Umsetzungsplanung umfasst die Arbeitsschritte Projektorganisation, Detailplanung und Realisierung. Sie beginnt mit der Bereinigung und Konkretisierung der Planungsgrundlagen. In der Detailplanung erfolgen die Spezifikation und Ausschreibung der Teilsysteme, die Auswertung der Angebote und Vergabe der Aufträge. In der Realisierungsphase steht die Koordinierung und Überwachung der Liefer-, Bau- und Montageleistungen im Mittelpunkt (Qualitätssicherung, budget- und termingerechte Ausführung). Anschließend erfolgt die Abnahmeprüfung und die Inbetriebnahme der Systeme.

Projektstrukturplan

Die Komplexität, der Umfang und der interdisziplinäre Charakter eines Projektes bedingen - neben der zeitlichen Gliederung - auch eine thematische Strukturierung und die Erstellung eines Projektstrukturplans. Er richtet sich nach der inhaltlichen Zusammensetzung des Vorhabens und dient der Gliederung der Zuständigkeiten bei den Planungsarbeiten. Er ist dann die Grundlage der Aufbauorganisation des Projekts und bestimmt die personelle Besetzung des Planungsteams im Hinblick auf fachliche Kompetenz und Verfügbarkeit.

Der Projektstrukturplan ist eine individuelle Gliederung des Projektes und richtet sich nach den jeweiligen Gegebenheiten und Anforderungen der Problemstellung. Wichtig ist, dass bei der Projektstrukturierung auf die Besonderheiten der jeweiligen Bedingungskonstellation Rücksicht genommen wird und die Ansatzpunkte für synergetische Effekte offen gelegt werden.

Deshalb sollte man den Projektstrukturplan nur bei immer wieder kehrenden routinemäßigen Teilsystemen und Subprojekten standardisieren. In den Phasen der Ziel- und Konzeptplanung könnte sich eine Standardisierung eher nachteilig auf die Suche nach der individuell optimalen Lösung auswirken.

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