"Dieses Gespräch könnte in diesem Moment auf jedem beliebigen Flur in jedem beliebigen Unternehmen stattfinden:"Der Schulze aus der Entwicklung hat für unser Meeting heute Nachmittag eine Präsentation vorbereitet. Seine Vorträge sind einschläfernd. Aber das Schlimmste kommt noch: Er präsentiert mit Powerpoint!" - "Oh nein! Ich melde mich besser krank."
Warum ist das so? Warum geht ein kollektives Seufzen durch die Belegschaft, wenn eine PowerPoint-Präsentation angedroht wird? PowerPoint ist beliebt, mächtig, universell einsetzbar. Aber wir alle haben sicher schon einmal einen einschläfernden Vortrag eines langweiligen Redners gehört, der in monotonem Ton Text von dutzenden überfrachteten PowerPoint-Folien abliest. Dabei ist es eigentlich recht einfach, einen lebendigen Vortrag zu halten und diesen erfolgreich mit PowerPoint zu unterstützen.
Wie Sie jetzt vielleicht schon merken, ist es nicht allein das Werkzeug PowerPoint, welches einen Vortrag ruinieren kann, sondern genauso der Vortragende selbst. Ein Sprichwort sagt: "Nicht das Messer ist der Mörder!" Lassen Sie uns also beide Facetten eines PowerPoint-Vortrages beleuchten: Einmal die Präsentation an sich und einmal den Präsentierenden und sein Auftreten beim Vortrag.
Die Powerpoint-Präsentation
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Layout
Benutzen Sie kein Standard-Microsoft-Layout. Diese wurden alle schon hunderte Male gezeigt. Im Publikum entsteht sofort der Gedanke "Ah: PowerPoint." Damit sind Sie bei den gebrannten Zuhörern schon "vorverurteilt". Und die PowerPoint-erfahrenen Zuhörer bekommen den Eindruck, dass Sie den Vortrag schnell und einfach durchziehen wollen. Ein schlichtes Grundlayout - angelehnt an die Vorgaben zum Corporate Design Ihres Unternehmens - ist schnell erstellt.
Viele Elemente sind unnötig. Viele halten Kopf- und Fußzeilen für unverzichtbar. Wenn man genug überlegt, muss auf einer Folie weder der Titel des Vortrags noch das Datum oder gar der Ort der Veranstaltung stehen. Das sollten die Zuhörer alles wissen. Es reicht, die Daten auf die Einstiegsseite zu schreiben, falls Sie planen, den Vortrag später den Zuhörern als Handout zur Verfügung stellen zu wollen. -
Effekte und Add-Ons
Überblend-, Einblend- und vor allem Klangeffekte sind verlockend, aber komplett zweckfrei. Viele Vortragende sind begeistert von den unendlichen Möglichkeiten und glauben, mit Blend- und Klangeffekten eine Technik- und Präsentationskompetenz zu vermitteln. In der heutigen Zeit beeindruckt das aber niemanden mehr und lenkt nur von den Inhalten ab. Ebenso sind bunte Bulletpoints oder gar "lustige" eingestreute Clip Arts keine Zeichen von Kompetenz und Seriosität.
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Schrift
Der berühmte Designer und Schriftgestalter Otl Aicher hat einmal gesagt: "Typographie hat in erster Linie den Zweck, lesbar zu sein." Nehmen Sie sich das zu Herzen: Suchen Sie eine einfache klare Schriftart aus. Schriftarten mit Serifen (z.B. Times New Roman) haben keine Vorteile. Sie sind in langen Fließtexten gut einsetzbar, um das Auge zu führen. Das ist hier nicht der Fall. Verzichten Sie auf Spaß- und Schmuckschriften und Text-Effekte wie Schlagschatten oder gar bunte Farbverläufe in der Schrift, es sei denn, Sie präsentieren im Kindergarten das neue Bällebad.
Zwei Schriftarten in einem Vortrag reichen aus - meist sogar eine.
Achten Sie auf einen hohen Kontrast zwischen Text und Hintergrundfarbe.
Verwenden Sie wenig Schrift pro Folie und diese in großer Schriftgröße (30 Punkt oder mehr). -
Diagramme
Diagramme sollten so einfach wie möglich gehalten werden. Beschränken Sie sich auf die Grundaussagen und flechten Sie Details lieber in den Vortrag ein. In der Zeit, die ein Zuhörer braucht, ein Diagramm zu erfassen, hört er Ihnen nicht zu.
Ebenso sollten hier die Beschriftungen die Minimumgröße von 30 Punkt aufweisen.
Verwenden Sie kräftige Linien für Achsen und Maße.
Auch hier gilt: Animationen bringen Ihnen keine Ansehens-Punkte beim Publikum und lenken nur vom Wesentlichen ab.
Der Präsentierende
Nun kommen wir zum Präsentierenden an sich - also zu Ihnen als Redner:
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Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung ist alles. Halten Sie den Vortrag einmal zur Probe und stoppen die Zeit. Viele Redner verschätzen sich und fürchten zu schnell fertig zu sein. Aus dieser Angst resultiert meist eine Unzahl von Folien und riesige Faktenmengen auf den Folien. Solche Vorträge ziehen sich dann unendlich in die Länge. Im Allgemeinen sollte ein Vortrag 20-30 Minuten nicht überschreiten.
Prägen Sie sich die Reihenfolge der Folien ein, damit Sie weitgehend frei sprechen können. Letztendlich gibt Ihnen das dann mehr Sicherheit während des Vortrags. Oder Sie probieren einfach mal die sogenannte Referentenansicht aus. -
Der Vortrag
Sprechen Sie möglichst frei und zum Publikum gewandt. Sprechen Sie erst und blenden dann die zugehörige Folie mit Ihren Kernaussagen ein. Auf der Folie sollten auch nur die Aussagen zum momentanen Thema zu sehen sein, ansonsten sind die Zuhörer schon von den anderen Punkten abgelenkt. Ablesen der Inhalte einer Folie ist der falsche Weg. Ihre Zuhörer können selber lesen. Der Vortrag ist das Wichtige, die PowerPoint Präsentation unterstützt nur mit den wichtigsten Kernaussagen.
Ein Zettel mit dem Ablauf der Präsentation als Ihr "Spickzettel" ist zur Sicherheit immer nützlich. Die wenigsten von uns sind begnadete Frei-Redner.
Nutzen Sie den Raum. Bewegen Sie sich auf der zur Verfügung stehenden Fläche vor dem Publikum. Verstecken Sie sich nicht hinter dem Rednerpult oder Ihrem LapTop.
Nutzen Sie Körpersprache und Gesten. Das zieht die Aufmerksamkeit auf Sie und Ihren Vortrag. Außerdem erscheinen Sie so sicher und von Ihren Inhalten überzeugt und das erzeugt Glaubwürdigkeit. Das klappt aber nur, wenn man den Vortrag sicher und frei halten kann. Deshalb ist eine gute Vorbereitung sehr wichtig.
Je trockener der Inhalt des Vortrages ist, desto mehr sollten Sie versuchen, den Inhalt mit Geschichten und Emotionen anzureichern, damit die Aufmerksamkeit bei Ihnen bleibt.
Sprechen Sie langsam. Wenn Sie durch die Präsentation rennen, haben die Zuhörer keine Zeit, das Gesagte zu verinnerlichen. -
Andere Tücken
Da bekanntlich alles schief geht, was schief gehen kann: Seien Sie vorbereitet. Das bezieht sich nun im Gegensatz zum ersten Punkt auf die Präsentationssituation und nicht auf den Vortrag an sich.
Nehmen Sie Kopien Ihres Vortrages auf USB-Stick mit. Sichern Sie die Präsentation als *.pptx und auch als *.ppt - am besten auch auf verschiedenen Medien oder sogar online (z.B. in einer Dropbox). Auch ein PDF für absolute Notfälle hat sich bewährt. Besonders, wenn man auf fremden Rechnern präsentiert.
Meinen letzten Vortrag hat das gerettet, da auf dem einzigen verfügbaren Rechner die Microsoft-Office-Lizenz abgelaufen war. Kein Witz!Wenn möglich nehmen Sie die Vortrags-Räumlichkeiten einmal in Augenschein. Wie ist die Lichtsituation? Ist die Wand ausreichend groß und der Beamer ausreichend hoch, damit das gesamte PowerPoint Abbild auch von den hinten sitzenden Zuhörern eingesehen werden kann? Ist ein Videokabel für den Beamer vorhanden? Können Sie von Ihrem Platz vor dem Publikum den Rechner erreichen/steuern oder brauchen Sie womöglich eine zweite Person? Manchmal können kurzfristig noch Probleme gelöst werden.
Ich hoffe, diese kleine Checkliste wird Ihnen bei Ihrem nächsten PowerPoint-Vortrag nützlich sein. Und wenn Sie selber nicht vortragen, so achten Sie doch einmal beim nächsten Besuch eines Vortrags darauf, was man bei dem Vortrag alles besser machen könnte."
Jens Klöpfel, Dipl.-Ing. Druckereitechnik;
Spezialisiert auf Design und Erstellung von Kommunikationsmedien; Geschäftsführer der concreate Werbeagentur GmbH
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